Mission laïque française

Office Manager H/F

France |  Paris

Le siège de la Mission laïque française recrute un.e office manager

Mission principale

Assiste et optimise la gestion administrative et logistique de l’activité du directeur général et de ses adjoints en collaboration et coordination avec les autres assistantes.

Missions et activités

Organisation, communication, gestion

  • Assure, contrôle et optimise le traitement du secrétariat courant (rédaction et mise en forme des comptes rendus, des différentes correspondances et notes d’informations internes et externes, gestion du courrier, gestion des agendas, réception et filtrage des appels téléphoniques et mails, notes de frais, classement, archivage, …)
  • Responsable de l’organisation et du suivi des réunions du bureau, du conseil d’administration et de l’assemblée générale de l’association (préparation des ordres du jour et des délibérations, des dossiers, coordination logistique, contrôle du respect des statuts de l’association et du calendrier, ….)
  • Participe à la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)
  • Assure, contrôle et optimise l’organisation et le traitement des missions du siège et des experts consultants mobilisés (réservation, coordination avec les chefs d’établissement …)
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
  • Suivi de la mise à jour de la base CRM (liens référents de liste)
  • Participer à l’organisation de la logistique des recrutements des personnels des établissements

Contexte et spécificité

Très polyvalent, ce poste :

  • assure le bon fonctionnement des opérations en coordination avec l’assistante de direction
  • apporte une aide permanente et réactive à la direction générale, au Président et aux membres du bureau de l’association

Coopérations et coordinations impératives avec d’autres postes

Étroite relation avec les collaborateurs et partenaires de l’association

Coordination avec les différents secrétariats

Formation

Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative

Expérience

5 ans d’expérience minimum en assistanat de direction

Environnement informatique

Pack office (Word, Excel, PowerPoint …)

Outils numériques collaboratifs et de communication

Profil du poste

Discrétion et confidentialité

Sens des priorités, méthode et sens de l’organisation

Réactivité, capacité d’adaptation, esprit d’initiative, autonomie

Disponibilité, écoute

Aisance, sens du relationnel et esprit d’équipe

Maîtrise des outils bureautiques, des normes rédactionnelles

 

Durée du contrat : 6 mois avec possibilité de CDI

Type d’emploi : Temps plein, CDD

Salaire : 37 000,00€ à 42 000,00€ par an

Mesures COVID-19: un protocole est en vigueur au sein du siège.

30/11/2021 (Date limite de candidature)

Pièces à fournir

CV

Candidature à envoyer à

pole.rh@mlfmonde.org