Mission laïque française

Assistant(e) administratif, chargé(e) d’accueil H/F

France |  Paris

Le siège de la Mission laïque française recrute pour un CDD de 4 mois un.e assistant.e administratif.ve, chargé.e d'accueil

Mission principale

Assistance et gestion administrative

Accueillir, renseigner et orienter des personnes à l’espace de réception ou au standard téléphonique de la structure

Place du poste dans l’organisation

Ce poste est rattaché au pôle des ressources humaines placé sous la double tutelle du service administratif, financier et juridique et du service de la pédagogie.

Il est encadré par la responsable du pôle des ressources humaines et l’adjoint au directeur général, chef du service administratif, financier et juridique.

Missions et activités

Secrétariat du pôle RH

Participer à la campagne de recrutement :

  • Accompagner et renseigner les candidats sur leurs dossiers de candidature (appels téléphoniques, messagerie électronique : candidat)
  • Instruire, valider et suivre les dossiers de candidature dans les délais impartis

Assurer le secrétariat courant (organisation des réunions, suivi du planning, rédaction et mise en forme des comptes rendus, des correspondances et notes d’informations internes, notes de frais …)

Gérer l’archivage et le classement de documents

Participer à la tenue et la mise à jour des dossiers administratifs et numériques des personnels

Mettre à jour et suivre les fiches contacts dans le CRM

Appuyer le pôle RH à l’organisation des élections professionnelles

Accueil et logistique du siège

Assurer l’accueil physique et téléphonique

Garantir la tenue des registres entrées/sorties (livreurs, techniciens…)

Organiser l’espace accueil et veiller à l’actualisation de la documentation mise à disposition

Assurer la transmission des communications en interne et en externe (messages téléphoniques, messagerie électronique : accueil), courriers…

Appui aux services

Gestion des commandes et des stocks de consommables

Diverses tâches administratives

Contexte et spécificité

Premier contact, ce poste est éminemment stratégique pour l’image de l’association.

L’activité s’exerce en relation avec différents services et en contact avec le public dans un contexte international.

Poste soumis à de fortes contraintes calendaires (procédures de recrutement, suivi administratif des personnels détachés).

Coopérations et coordinations impératives avec d’autres postes

Coordination avec l’ensemble des assistantes administratives / Service de la pédagogie / Service administratif, financier et juridique / Directions des établissements / Directions régionales

Formation

Bac+2 assistant administratif

Expérience

1 à 2 ans

Environnement informatique

Pack office (Word, Excel, PowerPoint …)

Applications RH (SIRH à venir)

Profil du poste

Écoute et maîtrise de soi

Discrétion et confidentialité

Bon relationnel, bonne communication et présentation

Maîtrise des outils bureautiques

Esprit d’équipe

 

Durée du contrat : 4 mois

Type d’emploi : Temps plein, CDD

Poste à pourvoir dès que possible

Salaire : 1 800,00€ à 2 000,00€ par mois

Mesures COVID-19: un protocole est en vigueur au sein du siège.

30/11/2021 (Date limite de candidature)

Pièces à fournir

CV

Candidature à envoyer à

pole.rh@mlfmonde.org