Mission laïque française

Assistant administratif H/F

France |  Paris

Le siège de la Mission laïque française recrute un assistant administratif (H/F) en contrat à durée déterminée, avec possibilité d'évolution en contrat à durée indéterminée.

Le siège de la Mission laïque française recrute un assistant administratif (H/F) en contrat à durée déterminée, avec possibilité d’évolution en contrat à durée indéterminée à compter du 2 janvier 2023.

Contexte et spécificité

Dans un contexte international et sous la responsabilité de la direction pédagogique et du développement professionnel et de la direction marketing et développement, vous intégrerez un environnement dynamique pour travailler dans l’univers de la gestion pédagogique, de la formation des personnels, et de l’aide au développement des écoles françaises à l’étranger.

Mission principale

Rattaché à la direction de la pédagogie et du développement professionnel ainsi qu’à la direction du développement et marketing en lien avec la direction financière et les services support, vous organisez et coordonnez le fonctionnement administratif de dossiers de ces directions.

Vous assurez le traitement, l’exploitation et la circulation de l’information auprès des services internes et des partenaires externes. Véritable interface entre les directions et leurs réseaux d’interlocuteurs, vous veillez particulièrement au suivi de la cohérence des données, et contribuez à optimiser la gestion du temps des équipes en vous positionnant en relais d’information.

Vous jouez un rôle de veille et d’alerte afin de garantir un traitement optimal de l’information et des dossiers sur le périmètre respectif des deux directions dans le respect des règles de confidentialité et des procédures internes.

Secrétariat courant (organisation des réunions, rédaction et mise en forme des comptes rendus, préparation et rédaction de différentes correspondances et notes d’informations internes, classement, archivage, …)

En lien avec la direction pédagogique et développement professionnel

  • Participation à la gestion et suivi du dossier de l’homologation
  • Participation à la gestion et suivi des demandes d’ouvertures d’enseignements, d’options, de sections, et de tout dispositif en lien avec les systèmes éducatifs
  • Participation à la gestion des demandes et suivi des enquêtes (effectifs, résultats aux examens, etc.)
  • Participation à la gestion et suivi des échanges avec les partenaires extérieurs, notamment suivi des conventions
  • Participation à la gestion de la pré-facturation des Classes Culturelles Numériques et des autres dispositifs éducatifs
  • Suivi des dispositifs liés au développement professionnel en lien avec la gestionnaire développement professionnel
  • Suivi des permanences des congés et fermetures des établissements

En lien avec la direction marketing et développement

  • Prise en charge la bonne tenue administrative des dossiers partenaires
  • Assistance au suivi des écoles d’entreprise
  • Suivi des tableaux de facturation de nos partenaires avec le service des comptabilités
  • Participation au suivi des contrats et de leur renouvellement avec l’équipe développement ainsi que notre avocate
  • Suivi et mise à jour des contacts entreprise
  • Suivi de la mise à jour de la base contacts du CRM (liens référents de liste)
  • Suivi et mise à jour des contacts des postes diplomatiques
  • Assistance sur les opérations de recrutement

Coopérations et coordinations impératives avec d’autres postes

Étroite relation avec les collaborateurs et partenaires de l’association

Coordination avec les différents secrétariats

Formation

Niveau Bac + 2 en assistanat de gestion

Expérience

Doté d’une expérience minimale de 5 ans sur un poste d’assistant de gestion en PME/PMI ou d’assistant administratif

Environnement informatique

Pack office (Word, Excel, PowerPoint …)

Outils numériques collaboratifs et de communication

Profil du poste

Maitrise des outils bureautiques, en particulier Excel et Word

Compétences rédactionnelles

Un bon niveau en anglais serait un plus

Discrétion

Rigueur

Sens des priorités

Force de proposition

Dynamisme

Polyvalence

 

Type d’emploi : Temps plein, CDD 3 mois renouvelable avec possibilité de CDI

Salaire : à partir de 25K€ brut par an sur 13 mois selon profil

Avantages :

  • Possibilité de télétravail
  • RTT
  • Titre-restaurant
  • Chèques vacances

10/12/2022 (Date limite de candidature)

Pièces à fournir

CV
Lettre de motivation

Candidature à envoyer à

pole.rh@mlfmonde.org